Vse lepo in prav, razen ene malenkosti: delavca ste pozabili poslati na predhodni preventivni zdravstveni pregled. In glej ga zlomka, ravno ta delavec ima hude zdravstvene težave. In to takšne, da je zaradi njih neprimeren za razpisano delovno mesto.

Delavec začne delati, in zaradi zdravstvenih težav pride do poškodb na delovnem mestu: delavec se zaradi zdravstvenih težav poškoduje, uniči stroj in izdelke, krivi pa ste vi. Odlična priložnost za odškodninske tožbe.

Verjemite, predhodni preventivni zdravstveni pregledi so izredno pomembni. Delavca, ki ste izbrali na razpisu kot najprimernejšega, morate napotiti k pogodbenemu zdravniku na predhodni preventivni zdravstveni pregled še pred sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi.

Šele ko boste prejeli izvid zdravnika o zdravstveni primernosti kandidata za zasedbo delovnega mesta lahko sklenete pogodbo o zaposlitvi. Kandidati vam na kadrovski selekciji ne bodo zaupali vsega, še najmanj svojih zdravstvenih težav, saj se zelo dobro zavedajo, da so le-te lahko odločilni dejavnik za njihovo bodočo zaposlitev.

Kaj storiti, če kandidat ni zdravstveno ustrezen?

Pred podpisom pogodbe mu to enostavno povejte. Izrazite svoje obžalovanje nad tem dejstvom, a mu dajte tudi vedeti, da ne morete prevzeti odgovornost nad morebitnimi posledicami, ki bi izhajale iz njegovih zdravstvenih težav.

Povejte mu, da se zavedate, da za zdravstvene težave najverjetneje ni sam kriv (marsikateri kandidat je v takšnih primerih pripravljen prevzeti delo tudi za nižje plačilo) in da ste prepričani, da bo delo vendarle nekje tudi dobil, a da žal ne pri vas. Zavedajte se, da na njegove zdravstvene težave ne morete vplivati niti jih ne odpraviti: vplivate lahko zgolj na njegovo delovno učinkovitost in motiviranost.

1. urejene v skladu z veljavno zakonodajo in internimi akti (pravilniki, sklepi);
2. shranjene na primeren način (v računalniku, fasciklih, ognjevzdržnih omarah);
3. dostopne samo tistim osebam, ki so za to pooblaščene.

Bistvene sestavine personalnih map:

1. podatki o delavcih (osebni podatki, dokazila o izobrazbi, fotokopije  o transakcijskih računih, potrdila o nekaznovanosti, obrazci o obveznih zavarovanjih);
2. sklepi o izbiri delavcev na delovna mesta;
3. sklepi o morebitnih prestajanjih poskusne dobe;
4. pogodbe o zaposlitvi in anekse k tem pogodbam;
5. sklepe o napredovanjih;
6. druge pogodbe z delavci (npr. izobraževanja, usposabljanja);
7. potrdila o letnih dopustih;
8. potrdila o odsotnosti z dela (bolniški listi, porodniški dopusti);
9. druga dokumentacija, vezana na delavce.

Primerno je, da so personalne mape oštevilčene, vendar to ni nujno.

Stran je zastavljena tako, da bo poleg predstavitve naše programske opreme na njej moč najti številne nasvete tako na področju urejanja kadrovske dokumentacije kot tudi optimizacije kadrovskih postopkov pred zaposlitvijo, v času trajanja zaposlitve in ob prekinitvi delovnega razmerja.

Strani bodo uporabne zlasti za mala in srednje velika podjetja, ki za kadrovsko področje nimajo zaposlene osebe, a bi vseeno rada imela to področje urejeno. Trudili se bomo, da bodo nasveti kar se da uporabni in zanimivi, predvsem pa v skladu z veljavno zakonodajo.

Za kakršnakoli vprašanja smo na razpolago. Naj živi!

28. člen

(pravice neizbranega kandidata)

(1) Delodajalec mora v osmih dneh po sklenitvi pogodbe o zaposlitvi pisno obvestiti neizbranega kandidata o tem, da ni bil izbran.
(2) Delodajalec je dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela.

Neizbranim kandidatom morate na njegovo zahtevo tudi vrniti vsa dokazila o izpolnjevanju zahtevanih pogojev za razpisano delovno mesto.

Spoštovani,

na podlagi 28. člena Zakona o delovnih razmerjih vas obveščamo, da na razpisano delovno mesto ……………………….. v podjetju ………………………….d.o.o., niste bili izbrani.

Lep pozdrav,

yyyyyyyyyy zzzzzzzzzz, direktor

Na to zakonsko obvezo bodite pozorni, saj vam lahko neizbrani kandidat, katerega o neizbranosti niste obvestili, razveljavi postopek in vam z zahtevo po korektni in zakonsko veljavni izpeljavi kadrovske selekcije pošteno zagreni življenje.

V Sloveniji večina podjetij takšnih obvestil ne pošilja, razlogi pa se ponavadi skrivajo v nepoznavanju določil Zakona o delovnih razmerjih ter v pomanjkanju časa.

Pomembno je, da ločite poslovno in zasebno sfero. Kot kadrovik ste odgovorni za svoje delo, med vaše pomembnejše naloge spada tudi izbira najprimernejših kandidatov za razpisana delovna mesta. Pri izbiri kandidatov morate biti strokovni, to pa pomeni tudi to, da vas pri svojem delu nobena situacija ne smejo zmesti. In vaši prijatelji oz. znanci znajo biti odlični mešalci vaših strokovnih odločitev, saj so povezani z vašimi čustvi.

Nasvet? Osredotočite se na vašo profesionalnost, saj se lahko zaposlitev prijatelja zaradi prijateljskih vezi (in ne strokovne podlage) negativno pozna. Prijatelj bo v podjetju lahko počel marsikaj, kar si pred tem niste niti upali zamisliti, delo bo opravljal nestrokovno in nemarno (prijatelj se bo zaradi vašega poznanstva namreč počutil precej varnega), odgovornost za to pa boste nosili vi.

Marsikateri podjetnik zaradi prijateljskih vezi neprimernega delavca ne more odpustiti, saj nima srca za to. Neprimerna dejanja, zaradi katerih bi nevtralnemu delavcu že zdavnaj odpovedal pogodbo o zaposlitvi, pri prijateljih molče prenaša naprej. Nezavidljiv položaj, kaj pravite?

Zaposlovanju prijateljev in znancev v podjetju se lahko izognete na pameten način, in sicer tako, da izvedbo kadrovske selekcije zaupate zunanjemu izvajalcu. Če želite, vam bomo z veseljem priskočili na pomoč.

Bistvo oglasa je to, da delodajalcu pridobi čim večje število prijav s strani kandidatov.

Le na takšen način bo imel na izbiro večje število kandidatov, med katerimi jih bo več kvalitetnih in primernih za razpisano delovno mesto.

Tipičen oglas bi po našem mnenju moral biti sestavljen iz več delov:

1. kratka predstavitev podjetja;
2. naziv delovnega mesta;
3. pričakovanja delodajalca;
4. ponudba delodajalca;
5. rok za oddajo prijavo;
6. naslov podjetja, kamor morajo kandidati poslati prijave.

Oglas z navedenimi informacijami ni nujno obsežen, je pa zelo profesionalen – v očeh kandidatov se podjetje prikaže kot zaupanja vredno. Zavedati se morate, da so kandidati pogosto v dvomih, ali bi se na oglas prijavili ali ne, saj jim ne predstavlja varnosti, ne zagotavlja jim prihodnosti in želje po dobrem počutju na delovnem mestu.

Podjetniki, ki skoparijo na kadrovskih oglasih, delajo veliko napako, saj izgubijo možnost pritegnitve kvalitetnega kadra k prijavi na razpisano delovno mesto.

Paziti je treba tudi medij, kjer boste objavili oglas. Če iščete kader na področju Gorenjske regije, na primer, oddajte oglas v najbolje brani regijski časopis na tistem koncu. Če pa iščete osebo, ki bo zadolžena npr. za prodajo na celotnem področju Slovenije, objavite oglas v najbolje brani časopis v Sloveniji – ne bo vam žal.

Delodajalce pogosto spodbujamo tudi k objavi oglasov na spletnih portalih, saj je njihova obiskanost relativno dobra.

Ob odpustitvi na za delavca boleč način se morate zaščititi, saj lahko delavci ob tem dejanju povzročijo podjetju precej škode. Zavedati se morate, da so tudi delavci čustvena bitja, ki včasih odreagirajo precej po človeško – za dane razmere se pogosto maščujejo. Ni malo primerov, ko je delavec ob seznanitvi z nameravano odpovedjo delovnega razmerja dobesedno izgubil živce in v pisarnah naredil izredne razmere, zaradi katerih je morala posredovati tudi policija. Ravno tako so pogosti primeri, da se maščevalci spravijo na podatke, za katere so skrbeli, in jih pod čustvenim pritiskom namerno uničijo ne glede na posledice.

Katere ukrepe je treba sprejeti, če delavec ob odpustitvi odreagira čustveno?

Predvsem bodite pripravljeni na to že prej. Če imate opravka z odpustitvijo administrativnega delavca, poskrbite, da ima kot uporabnik informacijskega sistema omejen dostop do podatkov. Obstajati mora možnost hitre blokade  dostopa do vseh podatkov. Pametno je, če posrbite tudi za dnevno izdelavo varnostne kopije (backup) na dizlocirani lokaciji ali strežniku.

Če ima oseba, ki jo nameravate odpustiti, službeni mobilni telefon, poskrbite za takojšnjo blokado izhodnih klicev. To storite lahko po telefonu, pri vašem ponudniku mobilne telefonije je dobro imeti kontaktno osebo, ki bo poskrbela za takojšnje odreagiranje. S tem boste preprečili delavčevo maščevanje v dobliki klicanja plačljivih (vročih) številk na škodo podjetja.

E-poštni predal blokirajte čim prej, in sicer tako, da ga vso prejeto pošto preusmerite na drugega uporabnika. S tem boste zagotovili kontinuiteto in nemoteno delovanje podjetja, hkrati pa zmanjšali možnost za blatenje vašega dobrega imena.

Če je imela zadevna oseba veliko stikov s strankami, jih o spremembi obvestite čim prej. To lahko stori odgovorna oseba tako pisno kot tudi z osebnim obiskom. Na ta način stranke ne bodo zmedene, hkrati pa se bodo zavedale, da podjetju precej pomenite.

Zamenjajte ključavnice. Sliši se nekoliko paranoično, vendar ukrep ni iz trte izvit. Z relativno nizkim stroškom za zamenjavo ključavnic boste preprečili morebitno krajo, ki bi jo odpuščeni delavec lahko opravil v vaših prostorih.

Pogodbe s poslovnimi partnerji, personalne mape zaposlenih, plačilne liste in podobne dokumente imejte na varnem, po možnosti v ognjevzdržni kovinski omari. Dokumenti so vitalnega pomena za vaše poslovanje, zato dobro poskrbite zanje.

Verjemite mi, delavci imajo ob maščevanju precej bujno domišljijo, zato morate biti ob takšnem dogodku dobro pripravljeni in misliti na vse!

Sistem je zelo podoben delovnemu razmerju, le podlaga je malce drugačna – pri delovnem razmerju so obveznosti obeh podpisnikov določena s pogodbo o zaposlitvi. Delavec je dolžan nekaj narediti, delodajalec mu je pa za to dolžan nekaj plačati.

Kateri sistem je boljši? Osebno se bolj nagibam k slednjemu.

Pri sklenjenem delovnem razmerju znaša bruto plača zaposlenega denimo 2.000 EUR. Bruto strošek delodajalca je 2.322 EUR, delavec pa prejme neto plačo 1.264 EUR. Delavec, ki prejema takšno plačo, se zaveda, da bo imel čez nekaj let (desetletij) minimalno pokojnino, če jo bo sploh dočakal. Tudi njegovi trenutni prejemki niso zavidanja vredni, kar njegovo razočaranost nad delodajalcem še poveča.

Kako pa bi bilo, če bi delavec prejel na TRR vsak mesec 2.322 EUR + DDV, s katerimi bi prosto razpolagal? Stroški računovodstva bi znašali ok. 80 EUR, morda celo manj, stroški davščin in zavarovanja bi znašali ok. 300 EUR, torej bi delavcu ostalo na razpolago vsak mesec 1.942 EUR, torej slabih 700 EUR več (stroškov z malico in potjo nisem navajal, saj je prav, da so kriti v obeh primerih).

700 EUR večji mesečni prihodki za delavca, ki ima mesečno plačo 1.264 EUR, ni malo. Lahko jih investira v nakup nepremičnine, delnic, obveznic ali pa – zlata.

Kaj delavec izgubi? Izgubi pravico do regresa (dopust mu ostane, vendar mora biti v pogodbi jasno navedeno). Izgubi občutek varnosti, da je zaposlen za nedoločen čas, čeprav, resnici na ljubo, tega občutka varnosti delavci nimajo več.

V vsakem fleksibilnem podjetju bi kadroviki delavcem lahko ponudili tudi to možnost, a si je povečini ne upajo. Delovna inšpekcija, ki ugotovi, da delavec opravlja delo 8 ur dnevno preko s.p.-ja, pogosto smatra takšno početje kot izbegavanje plačila davkov iz naslova zaposlitve in posledično tudi škodovanje proračuna. Ne pa vedno, saj je vse odvisno izključno od pogodbe o poslovnem sodelovanju, sklenjene med naročnikom in izvajalcem (alias delodajalcem in delavcem).

Če je pogodba o sodelovanju napisana na kvaliteten način, vam delovna inšpekcija ne more škodovati.

Podjetja praviloma rastejo, odpirajo nove trge, uvajajo nove izdelke in storitve. Zaradi rasti poslovanja pride do zaposlovanja novih kadrov, ki so specializirana za posamezna področja: računovodstvo, kakovost, razvoj, prodaja, nabava… Če je vodstvo podjetja dovolj modro, iz različnih profilov oseb ustvari timsko lepo uigran poslovni sistem, v katerem so naloge porazdeljene med kadre.

Oseba, ki ni lastnik podjetja, je pa v podjetju delala od samega začetka, se znajde v čudni situaciji. Hote ali nehote se ji odvzemajo naloge, za katere je bila zadolžena, in se jih porazdelijo ustreznejšim kadrom. Kar si je prej lahko privoščila v podjetju, ni več samoumevno, temveč postane sporno.

Zadnjič nas je poklical naročnik in prosil za pomoč. Ugotovil je namreč, da je prišel do suma, da delavec, ki je v podjetju od začetka poslovanja, zlorablja službeno kartico za tankanje goriva v njegovo osebno vozilo. Na to so ga opozorili ostali delavci ob kontroli računov. Ker ni vedel, kako naj zadevo uredi, smo mu seveda pomagali.

V podjetju pravilnika o preprečevanju tovrstnih zlorab ni imel, a smo ga pomirili, da je to dejanje nedovoljeno že po samem zakonu. Ker je osumljena oseba sama uporabljala službeno vozilo, smo ji predlagali zanimivo rešitev: v določenem obdobju naj popiše stanje števca prevoženih kilometrov na vozilu, čez dober mesec naj stanje kilometrov odčita ponovno, hkrati pa naj pregleda vse račune iz službene kartice za gorivo, ki so bili izdani v tem obdobju.

Ugotovitev je bila zanimiva: službeno vozilo, katerega poraba po zagotovilih proizvajalca ne presega 9 litrov na 100 kilometrov, je n a podlagi prevoženih kilometrov in po računih natočenih litrih goriva presegala 17 litrov na 100 kilometrov. Sum, da je bila službena kartica zlorabljena, je tako postal utemeljen, delavec je na zagovoru krajo priznal in izgubil zaposlitev. Kazenske ovadbe naročnik iz osebnih razlogov ni želel podati, saj je bil na delavca kljub vsemu navezan.

Če na kadrovsko selekcijo pride urejena oseba v sicer ceneni obleki, na kadrovike praviloma ne vpliva manj negativno kot nekdo, ki pride v precej dragi poslovni obleki priznane blagovne znamke. Če pa oseba pride na selekcijo tako, kot je prišla k meni (in naročniku) pred nekaj meseci, je zgodba povsem drugačna.

Selekcija je potekala v priznanem ljubljanskem hotelu, kjer imajo na razpolago sejne sobe za sestanke. Naročnik namreč ni želel motiti delovnega procesa v njegovih pisarnah, zato smo zadevo organizirali v hotelu. Priznati moram, da mi je tak način čedalje ljubši tudi iz praktičnih razlogov, saj je pred hoteli ponavadi precej parkirnih mest in težave z zamujanjem zaradi iskanja parkirnega prostora praviloma odpadejo.

Selekcija je potekala po ustaljenem vrstnem redu: predstavitev podjetja (delodajalca), predstavitev s strani kandidatov, vprašanja, zahvale in poslavljanje. Po vsakem pogovoru smo si o vsakem kandidatu izrekli nekaj besed, navedli pozitivne in negativne lastnosti ter si jih zabeležili. Ko pokličemo na pogovor naslednjo osebo, se pojavi – strašilo!

“Strašilo” sem do takrat smatral za tisto lutko, ki na poljih straši škorce, da ne zobajo sladkih grozdnih jagod. Priznam, po soočenju z dotično kandidatko sem pomen besede nekoliko razširil, zaradi česar sem lahko deležen tudi kakšne kritike, a si ne morem pomagati.

Imate predstavo o prostitutkah, ki se grejejo ob ognju in s kriki skušajo privabiti mimovozeča vozila, da bi pridobila kakšno stranko? In si z zaslužkom poplačali naslednji odmerek prepovedanega mamila? V črnih najlonkah, z visokimi usnjenimi škornji, z razmazanim obrazom od črnega ličila in frizuro, spominjajočo na sračje gnezdo?

Ne bom moraliziral o tem, da je oseba najverjetneje bila v denarni stiski in je v prijavi na razpis videla izhod iz krize. Ravno tako ne bom moraliziral o tem, da se je na razpis najverjetneje morala prijaviti, sicer bi s strani Zavoda za zaposlovanje prenehala dobivati denarno nadomestilo za brezposelnost. Lahko pa povem to, da sva bila tako jaz kot naročnik frapirana; jaz sem imel v mislih lastno napako, po kakšnem ključu sem takšno osebo sploh povabil na razgovor, on pa verjetno tudi.

Po zaključku razgovora sem naročniku pokazal njen življenjepis in prijavo, ki sta bili napisani izvrstno, domnevno s strani piscev besedil. Oseba ni bila izbrana, saj je naročnik v svoji skupini zaposlenih ni želel imeti.

Od kadrovikov boste slišali, da so ob vsakem iskanju novih kadrov zelo zaposleni, da morate biti ob podaji življenjepisa in razgovoru izvirni. Ljudje moji, vse ima svoje meje.